Compact Dolap (Raylı)

irçok yerde yoğun bir şekilde evrak birikir ve çoğu zaman da bu evraklar arşivlenme zorunluluğundadır. Bu evrakların başlıca saklandığı yerler bankalar, devlet daireleri, postaneler, okullar, hastaneler, fabrikalar olarak bilinmektedir. Bu sebeple evraklarınızı daha kolay bir şekilde bulabilmeniz ve aynı zaman da iş veriminizi düzenini arttırmak için arşivleme dolaplarına sahip olmanız gerekmektedir.

Bu dolaplara alfabetik ya da numaralama sistemi ile işlevsellik kazandırabilir ve arşiv dosyalarınızı gerektiğinde daha kolay ulaşabilmek için bu sistemi kullanabilirsiniz. Böylece hem enerjiden tasarruf etmiş olacak hem de olası zaman israfının önüne geçmiş olacaksınız.

 Fabrika, şirket, holding ya da büyük kurum ve kuruluşların yıllık pek çok imzalanmış belgesi, kurumlara gelen önemli dosyalar ya da girdikleri ihale kâğıtları bulunmaktadır. Bu belgeler şirket var olduğu sürece saklanmaktadır. Bu yüzden şirket sahipleri bir odayı bu belgelere ayırarak, arşiv odası yapmaktadır. Özellikle devlet dairelerinde arşiv odası düzenli olmaktadır. Bunun nedeni ise, devletin onayı ile çıkan her belge ileride sıkıntı çıkarmaktadır. Kurumlarda sıkıntı yaşamamak için belgeleri saklamaktadır. Arşiv işlemi aslında bakıldığında gereksiz bir iş gibi görünse de ileri ki zaman için çok fazla ihtiyaç duyulmaktadır. Arşiv olayı, kurum ve kuruluşların geçmişten bugüne kadar yaptığı bütün faaliyetlerin saklanmasında, hangi tarihte olursa olsun yapılan işin kolayca yeniden gün yüzüne çıkartılmasına, üst kurumlar eski belge istediğinde personelin rahat bir şekilde istenilen belgeyi üst kurumlara götürmesine yardımcı olmaktadır. Ayrıca yapılan işlerde zaman ve iş kaybın engellemekte, işlemi biten belgelerin kaybolmayıp, düzgünce yerine kaldırılması gibi pek çok noktada kişilere kolaylık sağlamaktadır.

                Arşiv sistemi aslında en çok zaman kaybını önlemektedir. Yapılan işlem bittiği anda, dosyalanıp kenara kaldırılarak arşiv odasına gönderilmektedir. Arşiv odaları büyük, uzun dolapların bulunduğu bir oda olmaktadır. Arşiv işlemi pek çok şekilde sıralanmaktadır. Alfabetik sıralama, numaralandırma, kronolojik sıralama ve de tek konu tek dosya sistemi olarak değişik şekillerde sıralama yapılmaktadır. Alfabetik sıralamada dosya isimleri belirlenip, alfabeye göre sıralanmaktadır. Böylelikle herhangi bir arama da bulma işlemi kolaylaşmaktadır. Numaralandırma sisteminin kullanılabilmesi için, oluşturulan dosyaların sayılar ile aranması gerekmektedir. Belgeler, özel verilen sayılar ile aranmakta ve bu sayılar ile arşivlenmektedir. Yapılan bir hata sonucunda arşivde ki bütün dosyalar karışmakta ve düzeltmek epey fazla zaman almaktadır. Kronolojik sıralama da, yapılan ve dosyalanan belgelerin üzerine tarih yazılarak hangi işin nasıl yapıldığı dosyalanmaktadır. Arşiv işlemi arasında en zor olan sistem olmaktadır. Aynı tarihte yapılan belgeler için kurum ve kuruluşlar kendilerine göre çözüm bulmaktadır. Son olarak da tek konu tek dosya işlemi olmaktadır. Daha çok devlet dairelerinde kullanılmaktadır. Tek bir konunun altına alt başlıklar yerleştirilerek sıraya dizilmektedir.